Jednym z najważniejszych etapów pracy projektowej jest stworzenie, już na samym początku, wspólnego „obrazu świata” zagadnienia, nad którym pracujemy.
Obrazu, który wszyscy członkowie zespołu będą interpretować w możliwie podobny sposób.
Dlaczego to takie ważne?
Świetnie obrazuje to prosty eksperyment z klockami. Jedna osoba otrzymuje gotową konstrukcję, a następnie, siedząc plecami do pozostałych uczestników, musi wytłumaczyć im, jak ją odtworzyć. Nie może pokazać oryginału ani wskazać palcem żadnego elementu. Ma do dyspozycji wyłącznie słowa.
Pierwsza próba często kończy się niepowodzeniem albo trwa tak długo, że uczestnicy zaczynają tracić cierpliwość.
Problem nie polega na tym, że ludzie nie potrafią układać klocków. Problem polega na tym, że każdy może inaczej interpretować te same komunikaty.
Co oznacza „połóż klocek poziomo”? Względem czego? Która strona jest lewa, a która prawa? Co właściwie oznacza „nad”, „obok” albo „na środku”?
Zanim zaczniemy budować, musimy uzgodnić wspólny język, czyli definicje, zasady i punkty odniesienia.
Nie wystarczy mówić o tym samym.
Trzeba jeszcze wyobrażać sobie to samo.
Ten prosty eksperyment prowadzi nas do znacznie szerszego zagadnienia, którym od lat zajmują się badacze komunikacji.
Niklas Luhmann, twórca teorii systemów społecznych, zwracał uwagę, że komunikacja nie polega na prostym przekazywaniu informacji od jednej osoby do drugiej. Jest procesem obejmującym trzy nierozłączne selekcje: informacji, zakomunikowania i rozumienia. Co istotne, samo rozumienie nie oznacza jeszcze zgody ani identycznej interpretacji.1
1 Niklas Luhmann, Systemy społeczne. Zarys ogólnej teorii, Nomos, Kraków, 2007. W szczególności koncepcja komunikacji jako syntezy trzech selekcji: informacji, zakomunikowania i rozumienia.
Michael Fleischer w swojej Ogólnej teorii komunikacji przedstawia z kolei konstruktywistyczne spojrzenie na komunikację i jej rolę w tworzeniu społecznych obrazów rzeczywistości.2
2 Michael Fleischer, Ogólna teoria komunikacji, Wydawnictwo Uniwersytetu Wrocławskiego, Wrocław, 2007.
Z perspektywy projektowania prowadzi nas to do bardzo praktycznego problemu.
Kiedy podczas spotkania rozmawiamy o „użytkowniku”, „procesie”, „produkcie” czy „systemie”, możemy posługiwać się dokładnie tymi samymi słowami, a mimo to wyobrażać sobie zupełnie inne rzeczy.
Każdy z nas interpretuje zagadnienie przez pryzmat własnej wiedzy, doświadczeń i przyjętych założeń.
Nie mamy bezpośredniego dostępu do wyobrażeń drugiego człowieka. Możemy jedynie próbować je zrozumieć poprzez komunikację.
I tutaj pojawia się rola diagramu.
Nie sprawi on, że nagle wszyscy zaczniemy myśleć identycznie. Pozwoli jednak uzewnętrznić nasze wyobrażenia i stworzyć wspólny punkt odniesienia, wokół którego możemy uzgadniać znaczenia.
Diagram jest więc nie tylko narzędziem wizualizacji informacji, ale również narzędziem komunikacji.
Nie przedstawia rzeczywistości w całej jej złożoności. Przedstawia pewien model rzeczywistości, który możemy wspólnie obserwować, kwestionować i rozwijać.
Od teorii do praktyki projektowej
Teraz przenieśmy te rozważania do pracy zespołu projektowego.
Jeżeli na wczesnym etapie nie stworzymy wspólnego diagramu zagadnienia, nad którym pracujemy, możemy przez wiele tygodni prowadzić rozmowy, opierając się niemal wyłącznie na komunikacji słownej. Każdy uczestnik będzie budował własny obraz rzeczywistości, interpretując te same pojęcia przez pryzmat swoich doświadczeń, wiedzy i założeń.
W efekcie ogromna część pracy zespołu sprowadzi się do wielogodzinnych dyskusji, których rzeczywistym celem będzie nie tyle rozwiązanie problemu, ile uzgodnienie, o czym właściwie rozmawiamy.
Wprowadzenie diagramu, nawet bardzo niedoskonałego, zasadniczo zmienia tę sytuację.
Zamiast kilku indywidualnych wyobrażeń otrzymujemy jeden wspólny punkt odniesienia. Nie musi być poprawny ani kompletny. Z pewnością będzie wymagał wielu korekt, uzupełnień i uzgodnień. Ale od tej chwili wszyscy możemy patrzeć na to samo, wskazywać konkretne elementy, kwestionować zależności i wspólnie poprawiać model.
Diagram nie musi przedstawiać prawdy. Musi pozwalać nam wspólnie do niej dochodzić.
To właśnie jedna z najważniejszych funkcji wizualizacji w projektowaniu. Redukcja złożoności poprzez stworzenie wspólnego obrazu rzeczywistości.
Mechanizm pozornie oczywisty, a jednak zaskakująco często pomijany w codziennej pracy projektowej.
Ważne, aby pierwszy diagram nie próbował wyjaśniać wszystkiego.
Powinniśmy zacząć od perspektywy ogólnej Helicopter View. Pokazać najważniejsze obiekty, relacje i granice systemu. Tyle, ile potrzeba, aby uczestnicy mogli szybko zrozumieć przedstawiony model i skonfrontować go z własnym wyobrażeniem zagadnienia.
To już samo w sobie jest trudnym zadaniem.
Dopiero kiedy uda nam się uzgodnić ogólny obraz, możemy stopniowo zagłębiać się w szczegóły, czyli tzw. Deeper View.
Najpierw wspólne rozumienie całości. Potem analiza poszczególnych elementów.
Czy wiemy, z czego składa się nauka?
Wyobraźmy sobie, że chcemy zaprojektować nowy sposób nauki języka obcego.
Od czego zaczniemy?
Możemy od razu dyskutować o metodach nauczania, ćwiczeniach, aplikacjach czy wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Każdy uczestnik projektu będzie miał własne doświadczenia i przekonania dotyczące tego, jak najlepiej uczyć się języka.
Ale zanim zaczniemy projektować rozwiązanie, warto zadać znacznie prostsze pytanie:
Z czego właściwie składa się zagadnienie, którym chcemy się zająć?
To pytanie stało się punktem wyjścia do diagramu, który przygotowałem wspólnie z Sistalks na potrzeby nauki języka angielskiego.
Zamiast rozpoczynać od kolejnych lekcji, reguł gramatycznych i pojedynczych zagadnień, spróbowaliśmy najpierw zobaczyć całość.
Jakie obszary tworzą język? Jakie są pomiędzy nimi zależności? Co musimy zrozumieć wcześniej, a czym możemy zająć się później? Jak uporządkować tak rozległą dziedzinę, żeby nie zgubić się w szczegółach?
Powstała mapa obszarów języka angielskiego.
Nie jest kompletna. Nie jest też jedynym właściwym sposobem przedstawienia tej dziedziny. Cały czas ją rozwijamy, uzupełniamy i korygujemy.
Ale spełnia swoje podstawowe zadanie, pozwala nam wszystkim odwoływać się do tego samego obrazu zagadnienia.
Dopiero na jego podstawie możemy sensownie rozmawiać o tym, jak zaprojektować proces nauki, jakie elementy są najważniejsze i w jaki sposób powinny być ze sobą powiązane.
Co ciekawe, taka mapa może być równie wartościowa dla osoby, która chce się języka nauczyć.
Zamiast przemierzać kolejne lekcje bez świadomości tego, gdzie właściwie znajduje się w całym procesie, otrzymuje obraz dziedziny, którą próbuje opanować.
Może zobaczyć, co już zna, czego jeszcze nie rozumie i jakie obszary pozostają do odkrycia.
Ten sam diagram staje się więc zarówno narzędziem projektowym, jak i narzędziem poznawczym.
Najpierw zobaczmy całość
Ten sposób myślenia można zastosować niemal wszędzie.
Projektując usługę, możemy zacząć od mapy jej uczestników i zależności. Projektując organizację, od obrazu procesów, odpowiedzialności i przepływu informacji. Próbując zrozumieć nową dziedzinę, od mapy jej najważniejszych pojęć.
Nie chodzi o stworzenie idealnego diagramu. Chodzi o stworzenie pierwszego diagramu, który będziemy mogli wspólnie kwestionować i poprawiać.
Zanim zaczniemy rozwiązywać problem, spróbujmy wspólnie zobaczyć świat, w którym ten problem istnieje.
Nie dlatego, że diagram da nam wszystkie odpowiedzi.
Ale dlatego, że bez wspólnego obrazu możemy przez długi czas udzielać różnych odpowiedzi na pytania, których nigdy tak naprawdę wspólnie nie uzgodniliśmy.